Pretix Ticket System

1 - Überblick

Einführung

Pretix ist ein webbasiertes Ticket- und Anmeldesystem. Wir nutzen Pretix bei der THW-Jugend e. V. vor allem als Anmeldetool für das Bundesjugendlager (BuJuLa).

Mit Pretix können wir:

Wichtig: Pretix ist kein vollständiges Teilnehmer-Management-System. Dinge wie Lagerzuordnung, interne Dienstplanung oder komplexe Arbeitsabläufe passieren ggf. in anderen Tools.

Wann nutze ich Pretix?

Für wen ist diese Dokumentation?

Diese Seiten sind für Mitarbeitende gedacht, die Pretix bedienen, ohne technisch tief einzusteigen. Admin-Themen sind als solche gekennzeichnet.

2 - Rollen, Rechte & Verantwortliche

Rollen & Zuständigkeiten

In Pretix arbeiten wir mit klaren Zuständigkeiten. So ist immer nachvollziehbar, wer Änderungen durchführen darf und wer fachliche Entscheidungen trifft.

Wichtig: Nicht alle Teams, die am BuJuLa-Prozess beteiligt sind, haben Zugriff auf Pretix. Insbesondere hat das Check-in/Anreise-Team in der Regel keinen Backend-Zugriff.

Teams mit Zugriff

IT-Team (technische Admins / Support)

Das IT-Team betreut Pretix technisch, kümmert sich um Einstellungen, Rechte und technische Probleme.

Bundesgeschäftsstelle/BuJuLa‑Orga (inhaltliche Leitung)

Die Bundesgeschäftsstelle bzw. BuJuLa-Orga verantwortet die fachlichen Regeln rund um Anmeldung, Inhalte und Abläufe.

Teams ohne Pretix-Backend-Zugriff

Einige Teams arbeiten zwar mit Informationen aus dem Anmeldeprozess, haben aber keinen direkten Zugriff auf Pretix.

Wann eskalieren?

Merksatz: Inhalte & Regeln → BuJuLa-Orga / Bundesgeschäftsstelle. Technik & System → IT-Team

3- Begriffe und Definitionen

Wichtige Begriffe in Pretix

In Pretix werden einige Begriffe verwendet, die im Alltag leicht verwechselt werden können. Diese Seite erklärt die wichtigsten Begriffe, damit wir alle vom selben sprechen.

Veranstaltung

Eine Veranstaltung ist das zentrale Objekt in Pretix.

Für das Bundesjugendlager gibt es in der Regel eine Veranstaltung (z. B. „Bundesjugendlager 20XX“).

In der Veranstaltung sind unter anderem enthalten:

Produkt / Ticketart

Ein Produkt (auch Ticketart genannt) ist das, was bei der Anmeldung ausgewählt wird.

Typische Produkte beim BuJuLa sind z. B.:

Jede Ticketart kann:

Kontingent

Ein Kontingent legt fest, wie viele Tickets einer Ticketart verfügbar sind.

Kontingente können etwa sein:

Wichtig: Ist ein Kontingent erschöpft, kann das Ticket nicht mehr gebucht werden – auch wenn organisatorisch noch Plätze vorhanden wären.

Bestellung

Eine Bestellung ist der gesamte Anmeldevorgang einer anmeldenden Person oder Gruppe.

Eine Bestellung enthält:

Alle Bestellungen haben eine eindeutige Bestellnummer.

Ticket / Position

Eine Position (oft auch einfach „Ticket“) ist ein einzelnes gebuchtes Produkt innerhalb einer Bestellung.

Wichtig für das BuJuLa:

Fast alle Auswertungen für das Lager arbeiten mit den Positionsdaten.

Status

In Pretix gibt es verschiedene Status-Arten:

Achtung: Eine Bestellung kann gültig sein, auch wenn sie noch nicht bezahlt ist.

Gutschein

Ein Gutschein wird in Pretix genutzt, um:

Gutscheine sind optional und werden nur verwendet, wenn sie vom IT-Team / der Orga eingerichtet wurden.

Merksatz

Bestellung = Anmeldung insgesamt
Position/Ticket = eine teilnehmende Person

4 - Aufbau einer Veranstaltung

Aufbau der BuJuLa-Anmeldung in Pretix

Diese Seite beschreibt, wie die Anmeldung zum Bundesjugendlager in Pretix umgesetzt ist und wie die einzelnen Bestandteile zusammenspielen.

Sie ergänzt die Begriffe aus der vorherigen Seite um den konkreten BuJuLa-Kontext.

Ziel der Pretix-Anmeldung

Pretix wird beim BuJuLa eingesetzt, um:

Pretix bildet dabei nicht alle organisatorischen Abläufe ab, sondern konzentriert sich auf die Anmeldung.

Ticketlogik beim BuJuLa

Beim Bundesjugendlager entspricht ein Ticket einer Person.

Diese Logik ist entscheidend für spätere Auswertungen und Planungen.

Datenfluss innerhalb von Pretix

Die Daten werden in Pretix in folgender Reihenfolge erfasst:

Für das BuJuLa gilt:

Begrenzungen & Steuerung

Die Anmeldung wird durch verschiedene Mechanismen gesteuert:

Diese Regeln sind fachlich durch die BuJuLa-Orga vorgegeben und technisch durch das IT-Team umgesetzt.

Rolle der Kommunikation

Pretix übernimmt einen Teil der Kommunikation automatisch:

Weitere lagerrelevante Informationen (z. B. Anreise, Packlisten, Lagerregeln) erfolgen außerhalb von Pretix.

Abgrenzung: Was Pretix nicht leistet

Pretix ist kein vollständiges Organisations- oder Teilnehmerverwaltungssystem.

Diese Aufgaben werden in anderen Systemen oder Prozessen abgebildet.

Zusammenfassung

5 - Anmeldeprozess

Anmeldeprozess aus Sicht der Teilnehmenden

Diese Seite beschreibt Schritt für Schritt, wie eine Anmeldung zum Bundesjugendlager über Pretix abläuft.

Sie hilft dabei, Rückfragen von Teilnehmenden oder anmeldenden Personen besser einordnen und beantworten zu können.

1. Anmeldeseite aufrufen

Die Anmeldung erfolgt über einen zentralen Link zur Pretix-Veranstaltung.

2. Ticketarten auswählen

Auf der Startseite der Anmeldung werden die verfügbaren Ticketarten angezeigt.

Hinweis: Ausverkaufte Ticketarten sind in der Regel durch Kontingente begrenzt.

3. Teilnehmerdaten eingeben

Für jedes ausgewählte Ticket werden die zugehörigen Teilnehmerdaten abgefragt.

Typische Angaben sind z. B. Name, Geburtsdatum, OV/LV oder besondere Hinweise.

4. Bestelldaten eingeben

Nach den Teilnehmerdaten werden die Bestelldaten abgefragt.

Wichtig: Die Bestelldaten gelten für alle Tickets in dieser Bestellung.

5. Angaben prüfen und Bestellung abschicken

Vor dem Absenden wird eine Zusammenfassung angezeigt.

Mit dem Absenden der Bestellung wird die Anmeldung verbindlich eingereicht.

6. Bestätigung per E-Mail

Nach erfolgreicher Anmeldung wird automatisch eine Bestätigungs-E-Mail versendet.

Hinweis: Bleibt die E-Mail aus, sollte zuerst der Spam-Ordner geprüft werden.

7. Status nach der Anmeldung

Nach dem Absenden befindet sich die Bestellung in einem bestimmten Status.

Weitere Informationen oder Aufforderungen erfolgen per E-Mail.

Typische Rückfragen von Teilnehmenden

Viele dieser Fragen lassen sich klären, indem man den beschriebenen Ablauf kennt und die Bestellung im Backend prüft.